אירוע קאיזן –S5

כפי שהוצג במאמר קודם ישנם סוגים שונים של אירועי KAIZEN. בשורות הבאות אציג קאיזן אשר מטרתו להניע תהליך 5S באזור העבודה. מאחר ונושא 5S הוצג בהרחבה במאמרים קודמים אבהיר שאירוע קאיזן - 5S יכול להתבצע לאחת משלוש מטרות: לתכנן את סביבת העבודה של אזור עבודה חדש, להתניע תהליך 5S באזור קיים ולהעלות את רמת היישום והציון עבור היישום של 5S באזור קיים.

האירוע

הצוות הרלוונטי לאירוע הוגדר מבעוד מועד בשלב הפרה-קאיזן.

משך אירוע זה עשוי להיות קטן מחמישה ימים המקובלים באירועי קאיזן.

הפעולה הראשונה באירוע היא לוודא שהצוות מבין את מטרת האירוע ובמידת הצורך רצוי לחזור על עקרונות 5S ובקרה וויזואלית.

מבצעים מיפוי לתהליך באזור העבודה. כמוסבר במאמר בנושא מיפוי תהליך מפורט. רושמים כל שלב ושלב בתהליך וכאן ככל שמפרטים יותר הרי זה משובח. עקרון זה הוא נכון בין אם מתכננים אזור עבודה חדש אשר תהליך העבודה בו בשלבים סופיים של תכנון ובין עם ממפים תהליך עבודה קיים. כאשר ידוע שהראשון צפוי לשינויים בשטח ואילו התהליך הקיים כבר ידוע וצפוי.

באירוע קאיזן – 5S לא מבצעים ניתוח לתהליך ולא מחפשים הזדמנויות לשיפור. את זה היה צריך לבצע באירוע קאיזן קודם לאירוע זה. רצוי לבצע אירוע קאיזן מקדים אשר מסלק שלבים מיותרים מהתהליך. כך יחסך הצורך לבצע 5S לשלבים מיותרים בתהליך. מאחר ולא מבוצע ניתוח תהליך באירוע קאיזן-5S אין חובה לרשום זמנים (CT, LT, TT) לכל שלב ולתהליך כולו. בנוסף אין חובה לסמן מה בתהליך מוסיף ערך ומה לא. לסיכום: כל מה שנדרש הוא רק להציג את שלבי התהליך.

 

כעת נכנסים לעובי הקורה ומתחילים לתכנן את סביבת העבודה, כאשר זהו השלב בו מותר וצריך להגדיר את משאלת הלב. זהו השלב בו הצוות מתייחס אל עצמו כיועץ לחברה אחרת המבקשת את עצתו ואין הגבלת תקציב. זה השלב בו למעשה יוגדר כל מה שהצוות היה רוצה שיהיה. בהחלט יתכן ובסופו של דבר, בשלב היישום, יוחלט ליישם רק חלק ממה שהוחלט שצריך (כתוצאה מאילוצי תקציב וזמן) אך יישאר בידי הצוות ומוביל התהליך היעד אליו רוצים להגיע. יתכן שבעתיד יוסיפו מידי תקופה דבר אחר מתוך הרשימה שעדיין לא יושם.

עוברים על כל שלב בתהליך, לפי סדר השלבים ומגדירים לכל שלב:

רשימת צרכים

• רשימת כלים, ג'יגים, טפסים וכו' הנדרשים לצורך ביצוע העבודה.
• רשימת פריטים הנדרשים כדי לשמור על בטיחות העובד, המכונה והמכשור.
• אביזרי אחסון ושינוע כגון ארוניות, מדפים, קיטים של כלים, שולחנות ועוד.

בקרה ויזואלית

• אופן הסימון שיראה בקלות למסתכל איזה שלבים מבוצעים באזור העבודה ובאיזה שלב נמצאת הפעילות (או באיזה שלב נעצרנו כשסיימנו אתמול את המשמרת).
• אופן הסימון שהתחנה לא פעילה בגין בעיה וסימן שאינה פעילה מאחר ואין בה עבודה.
• אופן הסימון שהתחנה נמצאת כרגע בתחזוקה (תחזוקת מכונות, כלים ו/או ניקיונות)
• יש להחליט על סביבת עבודה אשר תבליט כל בעיה בתהליך, בכלים ו/או במכונות והמכשור איתו עובדים. לדוגמא: ריצפה לבנה במפעל תאפשר לראות כל נזילת שמן או מסכים שמראים חריגה מתחומי בקרה שהוגדרו למכונה או אזור על השולחן ברכש בו ממתינים כל התיקים לאישור כך שקל לראות את הערימה.
• אופן הסימון של איזור התחנה/סביבת העבודה.
• היכן יוצבו מדדים ואיך יצגו תוצאות וכל דבר רלוונטי שרוצים להציג.
• יש להתייחס לנושאים של בטיחות: הפחתת רעשים, לוודא שלא יהיה קשה לראות אזורים חשובים (שתהיה נראות) וכן הגנה על העובדים ממצבים שונים.
• יש להתייחס לנושא הויזואליות של מלאי בתהליך, קאנבאן וכדומה.

סביבת עבודה נקייה

• אביזרי ניקיון והוראות ניקיון וסדר נדרשים לכל שלב. כאן יש להגדיר מה חייבים לבצע תוך כדי ובסיום העבודה.
• אביזרי ניקיון והוראות ניקיון וסדר לכלל סביבת העבודה: כמה צריך והיכן למקם פחי זבל ופחי פסולת, מיקום של שואבים, צינורות לחץ אוויר ומים לצורך ניקיון וכו'.
• יש לדון איך ימנע או יופחת הצורך בניקיונות (לדוגמא: אזור המלא בנסורת יוקף בפרספקס שקוף).

תחזוקה

• יש לוודא שתהיה גישה לתחזוקה הנדרשת לסביבת העבודה ולמכשור בו.
• יש להגדיר איזה אביזרי תחזוקה יהיו בסביבת העבודה והיכן לאור הגדרות התחזוקה הקיימות בעת ביצוע הקאיזן. אין להיכנס לביצוע TPM מלא במהלך הקאיזן.
• יש להתייחס להיבטים האמורים לעיל של בקרה וויזואלית וניקיון בכל הקשור לתחזוקה.

תרשים סביבת העבודה

מכינים LAYOUT/תרשים של אזור העבודה. התרשים יכיל רק קירות, עמודים ודברים שלא ניתן להזיז בגין המבנה. מאחר ובשלב זה מגדירים את המצב הרצוי (החלום של הצוות) כל דבר אחר שהוא בר הזזה: נקודות חשמל, מכונות, ארונות וכו', לא יהיה בתרשים. כעת מחליטים היכן המקום האופטימאלי למיקום של כל פריט מהרשימות שהוגדרו בשלבים הקודמים. באופן כזה שיהיו מינימום תנועות ומינימום שינוע בסביבת העבודה. העובד צריך להיות כמו מנתח בחדר ניתוח, שכל מה שהוא רוצה וצריך נמצא לידו ואינו צריך לזוז יותר מידי ממקומו כדי לבצע את העבודה. יש לזכור שדברים יכולים להגיע מהתקרה ולצאת מהרצפה ושיש היום פתרונות אלחוטיים לתקשורת נתונים ולתקשורת מילולית. יש להתייחס למעברים, גישה לעגלות, לשינוע ולכל דבר אשר דורש תנועה בסביבת העבודה הן של העובד והן של גורמים להם נדרשת גישה לסביבת העבודה (אנשי מלאי, תחזוקה, ניקיון ועוד). לאחר כל זאת מציירים בתרשים את מיקומו של כל דבר שצריך להיות בסביבת העבודה. רצוי ליצור תרשים עם קנה מידה מדויק אך זה לא חובה. יש לזכור שהצוות אינו צוות אדריכלים לכן התרשים לא יהיה בסטנדרטים של שרטוט בניין. בנוסף מגדירים בכתב דברים שלא מוגדרים בתרשים.

מטלות לביצוע

תוך כדי כל התהליך האמור לעיל יעלו פעולות שיש לבצע כדי ליישם את הנושא עליו הצוות דן. את כל המטלות יש לרשום באופן מפורט ברשימה אחת. לאחר שיוחלט מה מתוך כלל הנושאים שנדונו מתכוונים ליישם, יסומנו השורות הרלוונטיות לביצוע, יוגדר להן תאריך יעד ואחראי לביצוע. אחד מעקרונות המפתח באירוע קאיזן הוא שאת כל המשימות יש לסיים בתוך מהלך אירוע הקאיזן. אולם אירוע 5S עשוי לדרוש שינויים הקשורים לבינוי שלוקחים זמן רב. לכן במקרה כזה אירוע 5S יכול להסתיים עם תוכנית עבודה לביצוע ואחראי למימוש התוכנית.

עלות תועלת

בד"כ אנו נמצאים תך מגבלות תקציב וזמן ולכן לא כל מה שהצוות הגדיר שכדאי שיהיה אכן ניתן יהיה ליישם בפועל. לכן יש להגדיר את העלויות לכל דבר שיש לרכוש או לכל עבודה שיש לבצע כדי להביא את סביבת העבודה למצב שהצוות הגדיר. בנוסף יש להגדיר מהו משך הזמן שיידרש כדי ליישם. לבסוף יש להגדיר את הצוות ומשאבים נוספים שיידרשו לצורך יישום כל אחד מהדברים שהצוות הגדיר שיש לבצע בסביבת העבודה. לאחר שיהיו בידי הצוות כל הנתונים הללו ניתן יהיה לזהות היכן ההוצאות הגדולות הנדרשות ליישום וכמה זמן יידרש לכך. בשלב הבא הצוות יידרש להראות את התועלת הכספית והתועלת ללקוח (זמינות, איכות וכו') מיישום של כל צורך שהוגדר. כל זאת יש להציג להנהלה אשר תחליט מה ייושם ומה יבוצע בעתיד.

היישום

כעת יש לעבור על התרשים מחדש ולהוציא את מה שלא אושר ולהכניס את מה שכן אושר ואת כל האילוצים הנובעים מכך. יש לעדכן את רשימת המטלות במטלות חדשות ונוספות, לעבור על המטלות לביצוע שנרשמו בשלבים הקודמים ולסמן מי אחראי לבצע ועד מתי. כעת נותר לבצע. מרגע שהוחלט ואושרה התוכנית – יש לפעול מהר, באופן אסרטיבי ובלי היסוסים. הנטייה לחזור לאחור היא נטייה טבעית. חיי היום יום והלחצים מושכים לידוע והמוכר. פעולה מהירה, קובעת מציאות חדשה ומקשה על חזרה לאחור.

מדידה

לאחר היישום יש לבצע מדידה של רמת 5S בעזרת טבלת 5S ולחזור ולבצע את המדידה כל חודש. כמו כן יש לבצע תהליכי תחזוקה שוטפת ושיפור כנדרש מטבלת 5S.

---

מוטי קומפורטי